La administración es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos, para lograr los objetivos organizacionales (Chiavenato, 2000). Al igual que la mayoría de las empresas, las constructoras tienen como objetivo organizacional el incremento de las utilidades generadas y la mejor manera de conseguirlo es a través de un software para administrar tu constructora.
De acuerdo con datos de la Cámara Nacional de la Industria de la Construcción (CMIC) el 96% de sus empresas agremiadas son MIPYMES. Al miso tiempo, estas empresas generan el 81% del empleo en México. Estas cifras nos dan un panorama muy claro de la importancia de esta industria y de las MIPYMES como pieza clave de la economía.
Por lo general estas empresas realizan sus operaciones de forma tradicional, “a la antigua”, utilizando la herramienta Excel como elemento central para llevar su administración. También bases de datos relacionadas con las solicitudes de materiales y órdenes de compra.
Utilizan el correo electrónico para comunicarse entre las diferentes áreas y en el caso de que usen algún tipo de software, estos sistemas son independientes del resto de la información y procesos necesarios para la gestión de las obras y del negocio.
Las empresas que no han iniciado su proceso de transformación digital se enfrentan a un paradigma. Este indica que la inversión en software para su administración de proyectos es un gasto. En realidad es una herramienta para generar ventajas competitivas y simplificar la administración de sus obras de construcción. En este análisis costo-beneficio radican las potenciales ventajas para su empresa.
A continuación, enlistamos 5 señales de que necesitas un software para administrar tu empresa constructora:
5 señales de que necesitas un software para administrar tu constructora
- No puedes responder a la pregunta ¿Cuánto gané (pesos y centavos) por la construcción de cada obra? Esto indica que tus gastos no se encuentran debidamente clasificados para cada proyecto y es muy complejo saber con exactitud los egresos e ingresos de cada uno.
- Dificultad para generar reportes financieros. El no tener la información en tiempo real, indica que debes solicitar datos a diferentes personas y dedicar un tiempo para la generación de un reporte que te de un estatus a nivel general o particular por cada proyecto.
- No tener la trazabilidad de cada actividad. Si utilizas un Excel compartido en la nube, no puedes saber con certeza quien realizó un registro en el archivo de pagos, quién lo autorizó, etc.
- Dificultad en la comunicación del equipo de trabajo. Si requieres que el equipo esté trabajando presencialmente para poder aclarar dudas o generar un reporte, es por que no cuentas con un sistema que enlace las actividades de cada uno y desde cualquier sitio, con la visibilidad del proceso (crear, autorizar, validar).
- No puedes detectar incrementos en los gastos presupuestados a tiempo. Contar con un software de administración te permite dar seguimiento en tiempo real y enterarte de cualquier incidencia al instante, o mejor aún, establecer los candados presupuestarios para no incurrir en gastos extra, salvo previa autorización.
Por supuesto que cada caso se debe analizar en forma particular, pero empezar a navegar con la ayuda de un software de administración de obra será una de las ventajas que las MIPYMES puedan obtener para enfrentar la coyuntura de la recuperación económica nacional y mundial, pues al facilitar la administración se incrementa el volumen de obras que se pueden operar.
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Lic. Irvin Pérez Ávila
