Es común que los proyectos se vean afectados por no saber cómo llevar un monitoreo presupuestal de obra eficaz. Tambié por factores externos como inclemencias del tiempo, retraso en la entrega de materiales, retraso en pagos, eventos sociales, económicos o condiciones internas como mal rendimiento de los trabajadores, mala coordinación, etc.
El responsable del proyecto siempre debe estar alerta a estos sucesos y tener claridad en su toma de decisiones cuando estos se presenten. Debe asegurar el entendimiento del contexto interno y externo de la organización y no limitarse solo a su ejecución.
En el tramo de sus responsabilidades y considerando que la existencia de un cronograma de obra definido, el responsable del proyecto debería asegurarse de cumplir con lo siguiente:
1. Monitoreo continuo del cronograma de obra
Es importante la actualización continua del cronograma, asegurando que cada miembro del equipo reporte los avances con la periodicidad indicada (costo y tiempo). Esto permitirá saber con toda oportunidad, que actividades están retrasada y le permitirá tomas acciones de corrección o ajuste. Entre más detallado el cronograma, mayor posibilidad de detección.
2. Reuniones continuas para revisión de avances
No hablamos de juntitis, hablamos de reuniones eficaces entre los diferentes departamentos y no solo entre personal del departamento. Involucrar a personas de otras de otros departamentos como compras, comercial, diseño, administración, incluso a contratistas y subcontratistas importantes de la obra, ayuda a tener siempre presentes las metas establecidas, informar de posibles riesgos, encontrar oportunidades para minimizar tiempos y costos, conocer y atender las preocupaciones existentes, etc.
3. Manejo de proveedores y subcontratistas
. Un monitoreo eficaz del presupuesto, pasa por un buen manejo de las relaciones con los terceros. La falta de involucramiento de estos, se traduce en ineficacias como retrabajos, pérdida de tiempo, sobre costos de obra, atraso en entregas, etc.
Una buena gestión de las relaciones con externos, ayuda a que estos se involucren en el proyecto, aporten ideas, ofrezcan alternativas para reducción de costos, se corresponsabilicen con las metas del proyecto, entre otras cosas.
La mejor supervisión es la que no se realiza, en el entendido que si tenemos proveedores y contratistas que se sientan corresponsables con el proyecto, habrá que realizar supervisiones mínimas y por ende una tasa de incidencia de errores muy baja.
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Lic. Orlando Malpica
Fotografía por fauxels de Pexels
