Generalmente la forma de administrar una firma de arquitectura es similar a las empresas con operación basada en proyectos. Se ofrece un servicio a cambio de un pago, y cuando los ingresos son mayores a los gastos, se entiende que hay utilidad.
Sin embargo, por lo general y aunque es pertinente, no es tan fácil saber la utilidad de cada trabajo, y en ocasiones, tampoco del despacho en general. Esto se debe a una serie de retos relativos a su administración que tienen que sortear las firmas de arquitectura.
Principales retos de administrar una firma de arquitectura
- Clasificación de costos. El costo es el importe de los bienes y servicios que se han consumido para producir un trabajo. Esto incluye materiales, y por supuesto, horas hombre, ¿Cuántas horas le dedicó el Arquitecto al proyecto A y cuántas al proyecto B? Esta clasificación debe incluir costos fijos y variables.
- Presupuesto anual. La elaboración y seguimiento de un propuesto anual es otro de los rubros a atender. Este presupuesto debe considerar los gastos relativos a la operación, y los fijos de la oficina, como servicios, marketing, software, etc. Un buen control de presupuestos será provechoso para la empresa en ejercicios posteriores.
- Cálculo de rentabilidad. La clasificación de costos, incluida la nómina, y la gestión de presupuestos te permitirá medir la rentabilidad de sus proyectos. Recuerda que, a diferencia de una comercializadora, una firma de arquitectura debe conocer la utilidad de cada trabajo, para apoyar la toma de decisiones.
- Gestión del equipo. La mayoría de los arquitectos se fijan como objetivo crear su propia firma tras algunos años de formación en otros centros de trabajo. Durante este período fortalecen sus conocimientos técnicos, pero no es hasta la formación de su propia firma que requieren una gestión económica y administrativa.
Requerimientos:
- Definir cargas de trabajo, seleccionar a los integrantes del equipo, clasificar gastos, coordinar actividades son solo algunos de los requerimientos administrativos.
- En la gestión económica se puede optar por un esquema de órdenes de compra (para cada proyecto y oficina) y recurrir a softwares administrativos.
- Integración operacional-administrativa. Todos los arquitectos utilizan software para el trabajo técnico, sin embargo, pocos invierten en herramientas que les simplifiquen la administración de su empresa. Clasificar costos, hacer presupuestos, calcular dividendos, son tareas que se pueden hacer de forma manual, con programas como Excel, pero debes estar consiente que requiere mucho tiempo.
Mi recomendación es invertir en softwares administrativos con características apropiadas para el tamaño y tipo de operación de la empresa. De esta forma podrás llevar las actividades descritas anteriormente con mayor facilidad y generar reportes fácilmente y en tiempo real. Si quieres saber más sobre este tema te recomiendo leer el artículo Software administrativo para firmas de arquitectura y diseño.
Es importante que definas planes de acción para atender los retos de administrar tu firma de arquitectura, y tener mayores herramientas para simplificar la gestión. Como todo, el inicio puede ser laborioso, pero son buenas prácticas enfocadas en empresas con operación basada en proyectos.
Lic. Irvin Pérez Ávila
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