Todo profesional en algún momento de su vida laboral requiere adquirir bases para llevar la administración de su firma de arquitectura y diseño. Pertenecer a un despacho siempre brinda aprendizaje, experiencia, pagar “derecho de piso” mediante errores, lo cual es sumamente valioso para la formación de un profesional. Sin embargo, es una realidad que todos aspiran a independizarse y dirigir su propio despacho.
Crear y dirigir una empresa, por más micro que sea, involucra definir, conceptos, responsabilidades y autoridades, por lo que debes considerar los conceptos siguientes:
Planeación Estratégica
En esta etapa debes definir la misión (razón de ser y alcance de los servicios), visión (foto del éxito futuro), valores y objetivos. Lo importante de esta etapa no es redactar un texto, enmarcarlo y colgarlo en la recepción, sino que el equipo entienda y adopte estos conceptos.
Consideraciones:
- Misión, debe ser clara sobre las necesidades que se cubren mediante tus productos y/o servicios.
- Visión, debe ser una definición precisa del éxito esperado, las condiciones esperadas en un período de tiempo.
- Valores, deben ser propios, definir qué significa cada uno dentro de la empresa y los comportamientos esperados para cada uno.
- Objetivos, usar la metodología SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales).
Definición de recursos
En esta etapa debes definir los recursos necesarios para lograr la visión y los objetivos que planteaste anteriormente. En otras palabras, debes contemplar requerimientos de recurso humano (número de personas y puestos) y recursos materiales (computadora, celular, programa de diseño, etc.)
Los recursos materiales necesarios para cumplir con los objetivos planteados deben ser determinados específicamente, es decir:
- Computadora, tipo de procesador, espacio de disco duro, etc.
- Programa de diseño, número de usuarios requeridos, tiempo de licenciamiento, etc.
- Celular, espacio de almacenamiento, número de pixeles, etc.
Determinación de costos
Debes definir un plazo (semana, quincena, mes) y los costos en los que incurres en el mismo, para calcular tu costo unitario. Es importante considerar tanto costos directos (nómina, renta, materiales, licencias, etc.) como indirectos (luz, internet, agua, papelería, etc.) y dividirlos entre las horas laborables del período. El costo por hora te permitirá cotizar de forma sencilla tus proyectos, y saber cuánto requieres facturar para llegar a tu punto de equilibrio.
Ejemplo:
- Costos directos: $20,000
- Costos indirectos: $12,000
- Horas laborables: 40
- Costo por hora = $32,000/40= $800 por hora
Esquema de costeo de proyectos
Define un esquema de costeo, lo recomendable es que cada egreso de tu empresa sea dirigido a un gasto de proyecto o a un gasto de oficina. Por lo tanto, no puede haber un gasto sin registrar, todos deben ser asociados a algo, desde nómina, materiales, comidas con clientes o simplemente compra de refrescos.
Para el costeo de tus gastos de nómina debes definir cuántas horas de cada persona serán asociadas a los proyectos, y cuántas a la oficina. Para esto puedes apoyarte de un formato de “Timesheet”, donde tú o el personal distribuya sus horas laboradas. De esta forma podrás acercarte a saber de forma precisa tus ganancias reales de cada proyecto ejecutado.
Puedes usar el costo por hora parejo para todos tus trabajos, o prorratear los gastos indirectos entre tus obras activas, define un método.
Por supuesto que hay muchos otros aspectos a considerar al administrar una empresa (marketing, branding, procedimientos, etc.) y todos conllevan su grado de importancia. Pero controlando al menos los factores expuestos en este artículo tendrás un buen avance en simplificar la administración de tu firma de arquitectura y diseño.
Te invito a escribirme y compartirme, ¿Qué métodos y criterios aplican en tu empresa?
Lic. Irvin Pérez Ávila
Foto de Andrea Piacquadio en Pexels
