¿Sabes qué órdenes de compra tienes pendiente por pagar o autorizar? ¿Sabes qué materiales están en Backorder? ¿Sabes a qué precio has comprado un material en los últimos 6 meses? ¿Sabes cuántas órdenes de compra has generado a un proveedor? Si respondiste que no a alguna de estas preguntas, te interesa la siguiente información.
El área de compras tiene por naturaleza un papel fundamental dentro de cualquier organización, y en las empresas constructoras tienen un rol aún más relevante, ya que cualquier reducción de costos (por más pequeño que sea) relacionados con la compra de insumos de una obra, repercutirá en forma significativa en la utilidad del proyecto. Debido a esto la labor de compras debe considerarse bajo un enfoque estratégico, y no estar relegada, como muchas veces sucede, a un papel secundario dependiente del área técnica y que se convierte en un área de “levanta pedidos”.
El personal de compras debe tener un catálogo de proveedores aprobados, y conocer a la perfección cuales son los críticos y los de respaldo, así como cuáles son los proveedores que deberá utilizar en cada etapa de la obra de construcción. También se requiere tener este conocimiento respecto a los proveedores dependiendo de las zonas geográficas donde se desarrollan las obras. Por ejemplo, si la ubicación de tu empresa es en la ciudad de Mérida, y tienes obras en Campeche, y necesitas alquilar unos compresores, el hecho de no contar con un proveedor de respaldo en Campeche hará que acudas a tu proveedor local, cuyo precio no será tan competitivo debido a la distancia. Cada acción del área de compras suma o resta a la rentabilidad de la obra.
Una mala selección de proveedor, solicitar el material de forma tardía, escasez de negociaciones en los precios, entro otros, son ejemplos de factores que pueden perjudicar el desempeño del área de compras. Un material que no llega a tiempo derivará en un aplazamiento de la obra, gastos extra, posibles penalizaciones, etc.
Por otro lado, existen buenas prácticas asociadas a este proceso, como realizar compras consolidadas para bajar costos de traslados, el conocimiento de los proveedores, los cuadros comparativos en la selección de compras como medida para transmitir a los proveedores que deben luchar por adjudicarse nuestro pedido, las negociaciones de precios derivadas del conocimiento de las órdenes de compra generadas y los precios respectivos.
Pero para poder ejecutar negociaciones se necesitan datos, y de forma oportuna, los cuales son muy difíciles de conseguir si esta labor se sigue ejecutando de forma rudimentaria, manualmente o mediante bases de datos. La información debe funcionar como una herramienta para futuras negociaciones con nuestros proveedores.
Existen en el mercado variedad de opciones de softwares que incluye un apartado de compras, que le permitirá digitalizar este proceso, generar una trazabilidad para cada compra realizada, generar informes en tiempo real que le permitan realizar mejores negociaciones con sus proveedores, y en general, tomar decisiones mediante conocimiento de datos exactos.
Recuerda que debes realizar todas las acciones apropiadas para potenciar el desempeño de este importante proceso, y migrar hacia el uso de softwares que facilite la comunicación de compras con otras áreas y aligeren la labor de los compradores, es una de ellas.
Lic. Irvin Pérez Avila
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