En las pequeñas y medianas empresas que ofrecen servicios por proyectos (constructoras, agencias, despachos de diseño, capacitación), muchas veces no se sabe con precisión que proyectos resultaron rentables. Principalmente por que no conocen las ventajas de contar con un software por proyectos.
Los costos y gastos se meten en una sola bolsa y se pierde una gran oportunidad para que el responsable del proyecto rindas cuentas sobre el presupuesto asignado, haciendo imposible la oportunidad de mejorar.
A continuación, describimos algunas ventajas que un software de gestión de proyectos genera en las empresas:
3 Ventajas de contar con un software por proyectos
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Estructura de gestión
En muchas empresas, no se cuenta con descriptivos de puesto, manuales de funciones o procedimientos documentados que permitan el conocimiento de la responsabilidad y autoridad que cada puesto tiene en la organización.
Un software de gestión de proyectos define y otorga facultades para que el personal, en el rol que le corresponde y a través de los permisos asignados, pueda ejecutar sus tareas con eficiencia.
La sistematización de procesos predefinidos en un software de gestión de proyectos, debe ayudar a la organización a incorporar de manera sencilla, estructuras de trabajo ya comprobadas. Estas ayudarán a transitar de métodos artesanales de trabajo o adoptar las mejores prácticas de trabajo.
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Gestión del tiempo
Contar con un software de gestión de proyectos ayuda a la administración del tiempo, al contar con toda la información relevante en un solo sitio de trabajo.
Las frecuentes perdidas de tiempo se dan en los procesos de revisión y autorización en las diferentes etapas,como:
- Aprobación de cambios en el presupuesto
- Atención de solicitudes de material urgentes
- Entrega de ordenes de compra a proveedores
También como la oportunidad de contar con información confiable y en tiempo real sobre los avances presupuestales de los proyectos.
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Oportunidad de la información para toma de decisiones
Al tener en línea y actualizada la información, los tomadores de decisiones , pueden realizar análisis que permitan conocer con certeza el desempeño del proyecto.
Conocer los ingresos y sus proyecciones, los gastos ejecutados y compromisos adquiridos con proveedores, conocer históricos en los precios de compra, volúmenes de compra por proveedor, etc., permiten tomar mejores decisiones.
Ya sea para eliminar o mitigar riesgos, como para abordar oportunidades que generen ganancias adicionales para la empresa.
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Lic. Orlando Malpica
Fotos por Mikael Blomkvist de Pexels
